Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og fullmakter

Overordna arkivansvar

I følgje § 6 i Lov om arkiv (arkivlova), pliktar alle offentlege organ å ha arkiv. Desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Administrasjonssjefen (rådmannen) har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv, og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg sakshandsaming. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i Forskrift om offentlege arkiv.

Leiarar for dei administrative einingane i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, har fått delegert det løpande ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar. Dette ansvaret kan delegerast vidare til eigne arkivansvarlege

Arkivleiar sine oppgåver

Arkivleiaren er kommunen sin arkivfaglege person, og har det overordna ansvaret for drift og vedlikehald av kommunen sine arkiv. Dette gjeld både kommunen sitt elektroniske arkiv og papirarkiv.

I arkivfaglege spørsmål er arkivleiar overordna andre tilsette i kommunen, og har full instruksjonsmynde i høve til arkivrelaterte spørsmål og problemstillingar. Inn under dette kjem mynde til å beordra utarbeiding og oppfølging av arkivrutinar der trong for dette er tilstades. Arkivleiar kan delegere si mynde heilt eller delvis til andre tilsette ved kultur- og sørvistorget.

Arkivleiar har rett og plikt til:

  1. Å rapportera til rådmannen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
  2. Å uttala seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
  3. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen.
  4. Å føra kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevarte og sikra.
  5. Å halda arkivplanen vedlike.
  6. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap.
  7. Å vera kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland.

Arkivleiar skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

  1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv.
  2. Å gi fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse.
  3. Å gi nytilsette nødvendig opplæring.

Arkivtenesta sine oppgåver

I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.

Arkivtenesta i Radøy kommune er delvis sentralisert, på den måten at einingane på Rådhuset har felles arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. Arkivleiar er fagleg leiar for arkivtenesta, og er i tillegg fagleg overordna for arkivpersonalet i andre kommunale einingar.

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikra dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeida etter denne målsetjinga:

  1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerer at det blir svart på dei (journalføring og restansekontroll).
  2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga (vedtak, avtalar, kopi av utgåande skriv, oppfølging).
  3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
  4. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.

IKA Hordaland sine oppgåver

Kommunen er tilslutta Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS og har delegert følgjande oppgåver til institusjonen:

  1. Ordning og katalogisering av kommunen sine eldre arkiv fram til kommunesamanslåingane i 1963-65
  2. Utvikling av rutinar for å bevara elektroniske arkiv som autentisk dokumentasjon
  3. Mottak av avslutta elektroniske arkiv i samsvar med særskilt avtale
  4. Arkivfagleg opplæring av tilsette i kommunen
  5. Mottak av personregister som har gått ut av aktiv bruk
  6. Utarbeiding av lokalt regelverk der dette må gjerast i følgje forskrifter til arkivlova
  7. Rettleiing i arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen etter gjeldande regelverk
Laster...